- Knowledge
Definisi knowledge management berdasarkan perspektif bisnis adalah bisnis aktivitas yang memiliki dua aspek utama, yakni memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktifitas bisnis sebagai hal yang bersifat eksplisit yang direfleksikan dalam bentuk strategi, kebijakan, tata cara kerja diseluruh level organisasi, dan menghubungkan antara intelektual aset organisasi baik yang bersifat eksplisit (terekam) maupun tacit (
know-how), (Barclay & Murray, 1997)
. Sedangkan menurut Grey (1996), knowledge management adalah pendekatan kolaborasi dan terintegrasi untuk menciptakan, menangkap (capture), mengorganisir, mengakses, dan menggunakan intelektual aset organisasi.
Berdasarkan kognitif atau knowledge science perspektif Knowledge adalah pemahaman,
know-how (skill), insight (
deep understanding) yang dimiliki seseorang. Knowledge adalah sumber daya yang sangat fundamental yang berhubungan dengan intelegensi. Pada perkembangannya, knowledge ditransformasikan dalam berbagai bentuk seperti buku, teknologi, praktik-praktik, dan tradisi dalam berbagai bentuk organisasi, (Wiig, 1993). Pengertian Knowledge secara umum menurut (DiMattia, Susan and Oder, Norman, 1997) adalah mengakses, mengevaluasi, memanage, mengorganisir, memfilter dan mendistribusikan informasi dengan tujuan bahwa hal tersebut berguna bagi
end user. KM melibatkan perpaduan antara informasi internal dan external dan merubahnya menjadi knowledge dengan menggunakan perangkat IT.
- Knowledge Management Di Organisasi Modern
Kemajuan dan perkembangan dari teknologi, telah mendorong organisasi modern untuk tidak hanya berfokus pada kebutuhan informasi saja, tetapi sudah mulai mengarah pada kebutuhan terhadap pengetahuan (knowledge). Knowledge dianggap sebagai suatu sumber daya bagi orang-orang yang memegang peranan penting. Tetapi jika knowledge tersebut tidak dijaga atau tidak digunakan dengan baik, maka knowledge tersebut akan menjadi sia-sia dan bahkan mungkin knowledge tersebut akan hilang. Banyak organisasi modern yang menerapkan knowledge management untuk menjaga agar knowledge tersebut tidak hilang dan bisa di sharing dengan orang lain di perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah aplikasi yang berbasiskan Knowledge Management System (KMS), untuk membantu pengumpulan dan penyebaran knowledge secara optimal. Akan tetapi jika organisasi tersebut belum dapat membentuk Knowledge Management System (KMS), setidaknya membentuk sebuah knowledge management yang sederhana.
Dari pengertian konwledge diatas dapat disimpulkan bahwa Knowledge Management
merupakan sebuah kegiatan Mengakses, mengevaluasi, memanage, mengorganisir, memfilter dan mendistribusikan informasi dengan tujuan bahwa hal tersebut berguna bagi
end user. Knowledge Management melibatkan perpaduan antara informasi internal dan external dan merubahnya menjadi knowledge dengan menggunakan perangkat IT
(DiMattia, Susan and Oder, Norman, 1997).
Dengan kata lain knowledge management
merupakan sebuah pendekatan sistematik untuk memanage penggunaan informasi dengan tujuan untuk mengalirkan pengetahuan ke orang yang tepat diwaktu yang tepat guna menunjang efesiensi dan efektifitas pembuatan keputusan. Hal ini juga berlaku bada sebuah organisasi yang dimana, dengan adanya knowledge management
, sebuah organisasi tersebut dapat membuat kebijakan – kibajakan dengan memanfaatkan sebuah pengetahuan yang pada mulanya pengetahuan itu muncul dari sebuah informasi.
Sebuah knowledge management,
berfungsi untuk mengembangkan keahilan dan produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien.Pengembangan knowledge management meliputi semua usaha dari manajemen untuk memperoleh kompetensi yang belum dimiliki atau untuk menciptakan kompetensi yang belum ada baik di dalam maupun di luar organisasi. Akan tetapi terdapat beberapa hambatan dalam membangun Knowledge Management yaitu hambatan dalam inovasi, perencanaan versus self-organization, pengembangan knowledge yang tidak berkaitan, terjadi duplikasi, dan knowledge yang semakin sulit untuk dilindungi, adapun solusi untuk mengatasi permasalahan atau hambatannya adalah tetap fokus pada proses inti dari knowledge management, dibawah ini merupakan diagram
Proses inti dari knowledge management:
Gambar 1 : Proses inti dari Knowledge Mangement
Penjelasan:
- Knowledge identification:
Merupakan proses mengidentifikasi knowledge, baik dalam bentuk tacit maupun explicit. Dengan melakukan identifikasi terhadap knowledge ini, diharapkan perusahaan mampu mengetahui sejauh mana knowledge yang digunakan dalam perusahaan.
Memiliki hubungan yang baik dengan konsumen, supplier, pesaing dan rekan kerja, memungkinkan untuk tersedianya pengetahuan. Perusahaan dapat juga membeli pengetahuan yang tidak dapat mereka kembangkan sendiri, dengan cara merekrut ahli atau memperolehnya dari perusahaan lain.
Berfokus dalam menciptakan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik, dan proses lainnya yang lebih efisien. Knowledge development meliputi semua usaha untuk menghasilkan kemampuan yang belum ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Knowledge development berfokus pada penelitian pasar perusahaan dan pada departemen riset dan pengembangan.
- Knowledge sharing & distribution:
Sharing dan distribution knowledge dalam organisasi atau perusahaan adalah keadaan untuk mengubah informasi atau pengalaman yang terisolasi menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi atau perusahaan.
Keseluruhan poin dari knowledge management adalah untuk meyakinkan bahwa pengetahuan yang ada di dalam organisasi diterapkan se-produktif mungkin untuk keuntungan organisasi.
Penyimpanan informasi, dokumen, dan pengalaman memerlukan pengaturan. Proses untuk memilih, menyimpan dan melakukan update secara teratur dan harus dilakukan secara terstruktur, karena jika tidak, pengalaman yang berharga dan berguna, mungkin akan hilang atau terbuang.
Metode untuk mengukur normative, strategic dan operasional knowledge. Cara knowledge goal diformulasikan menentukan cara pengetahuan dapat dinilai.
Knowledge goal memberikan arahan pada knowledge management dan menentukan kemampuan yang harus ada dan berada pada level yang mana.
Menurut Probst, knowledge management goals berada pada 3 level, yaitu:
- Normative knowledge goals, yang mengacu pada visi umum perusahaan atau kebijakan perusahaan serta semua aspek dari budaya perusahaan dan ditujukan untuk membuat budaya sadar pengetahuan pada perusahaan, yaitu kemampuan dari indvidu di-share atau dibagikan dan dikembangkan.
- Strategic knowledge goals, yang berhubungan dengan sekumpulan program yang ditujukan untuk merealisasikan visi dan mendefinisikan core knowledge dari organisasi dan membuat spesifikasi kemampuan yang diperlukan di masa mendatang.
- Operational knowledge goals, yang membantu untuk memastikan program strategis yang dilaksanakan dalam keseharian aktivitas perusahaan di perusahaan dan difokuskan pada implementasi dari knowledge management dan untuk mengubah normative dan strategic goals menjadi tujuan yang real atau nyata.
Dari diagram diatas cukup jelas terlihat bahwa dari beberapa unsur untuk menciptakan sebuah knowledge management, semua unsur saling berhubungan tidak dapat terpisahkan dikarenakan dapat mempengaruhi unsur satu atau lainnya. Selain itu bila dalam sebuah sistem knowledge management sudah tercipta dan mendapatkan hasil, maka akan kembali utuk melakukan pengulangaan sebuah proses untuk menciptakan sebuah inovasi yang baru.
Manfaat Knowledge Management System (KMS)
Manfaat menggunakan knowledge management system adalah tersedianya informasi ketika dibutuhkan, membantu penyimpanan knowledge sehingga knowledge yang dimiliki tidak hilang atau lenyap, sehingga hal itu akan membantu dalam mengurangi kesalahan.
- Penciptaan pengetahuan
Awal mula sebuah pengetahuan, berasal dari data yang bila termanfaatkan berubah menjadi sebuah informasi. Pengetahuan tidak tercipta dengan sendirinya, tapi harus dilakukan rancang bangun pengetahuan yang diawali dari data, informasi dan wisdom. Pengetahuan sebenarnya diciptakan oleh individu atau perorangan yang ada di dalam organisasi, karena organisasi pada dasarnya tidak dapat menciptakan pengetahuan tanpa individu atau perorangan yang ada di dalam organisasi yang bersangkutan. Organisasi wajib memberi dukungan kepada kreativitas individu yang ada di dalam organisasi atau menyediakan suatu konteks bagi individu untuk menciptakan pengetahuan.
Knowledge dari sebuah organisasi berasal dari sebuah data mentah, yang kemudian dimanfaatkan serta di olah menjadi sebuah informasi. selain itu informasi tersebut akan berubah menjadi pengetahuan bila informasi tersebut mempunyai fungsi untuk seseorang serta organisasi, pengetahuan tersebut dapat diperoleh dari individu atau tim, yang kemudian di persatukan menjadi sebuah organisasi yang kuat, dan mempunyai inovasi dan pengetahuan yang kuat.
Selain penjelasan diatas terdapat juga tipe Knowledge.
Knowledge itu sendiri terbagi 3 tipe, yakni Tacit knowledge, Explicit knowledge dan Potential knowledge. Adapun penjelasannya sebagai berikut :
- Tacit knowledge terdiri dari model mental, pandangan dan pekerjaan yang agak sulit untuk dideskripsikan dan dibagikan. Ini dapat juga berupa pengalaman dan keahlian dari orang-orang yang belum terdokumentasi dan merupakan pengetahuan yang berkembang dalam interaksi dengan orang lain.
- Explicit knowledge merupakan ilmu pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Ini merupakan pengetahuan yang terdapat pada buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan dari informasi yang ada.
- Potential knowledge merupakan ilmu pengetahuan yang digunakan untuk menganalisis data dan mentransformasikan atau mengubah data menjadi pengetahuan. Pengetahuan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada.
Sebuah knowledge, perlu adanya transfer yang berfungsi untuk memperkaya pengetahuan dan memperluas sehingga dalam mengambil keputusan di sebuah organisasi menjadi bijak untuk semua orang yang terlibat serta untuk pengguna.
Ada 5 tipe dari knowledge transfer, yaitu:
Knowledge yang telah dikembangkan dan ditingkatkan oleh sebuah tim dari mengerjakan sebuah latihan atau pekerjaan dan sebuah pengaturan atau setting yang di transfer untuk waktu mendatang yang tim kerjakan pada pengaturan yang berbeda.
Explicit knowledge dari sebuah tim telah dikembangkan dari melakukan sebuah frekuensi pekerjaan yang diulang yang digunakan kembali oleh tim lain yang melakukan pekerjaan yang serupa.
Tacit knowledge yang sebuah tim telah kembangkan dari melakukan pekerjaan non-rutin yang dibuat agar tersedia ketika tim lain mengerjakan pekerjaan yang serupa dalam bagian lain di organisasi.
Kumpulan pengetahuan dari organisasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas strategic yang muncul secara tidak teratur, tetapi merupakan suatu yang kritis atau penting bagi organisasi.
Sebuah tim menghadapi sebuah pertanyaan teknis di antara ruang lingkup dari pengetahuan itu sendiri yang memerlukan pakar atau ahli yang lainnya di organisasi.
Pada dasarnya proses translasi dari
tacit knowledge yang dimiliki oleh human resource menjadi
explicit knowledge yang nantinya bisa di sharing dengan anggota grup yang lain
(Nonaka&Horotaka, 1995).oleh sebab itu Knowledge sharing merupakan kegiatan yang cukup penting .
- Knowledge sharing
Knowledge sharing merupakan kegiatan untuk membantu orang bekerjasama, memfasilitasi pertukaran pengetahuan mereka, meningkatkan belajar organisasi, dan meningkatkan kemampuan untuk mencapai tujuan individu dan tujuan organisasi Dyer dan Nobeoka (2000).
Selain itu Sharing pengetahuan adalah fungsi utama didalam manajemen pengetahuan di antara individu atau kelompok yang ada di perusahaan. Dimana terdapat proses individu saling bertukar pengetahuan baik implisit maupun eksplisit untuk kemudian menciptakan ilmu pengetahuan baru. Setiap proses dalam
sharing pengetahuan selalu berhubungan dengan bagaimana mengumpulkan dan memberikan suatu informasi atau data kepada orang lain. Melalui
sharing pengetahuan yang dilakukan baik secara formal maupun interaksi tersebut, para karyawan dapat berbagi ilmu atau informasi kepada sesama rekan kerjanya. Di samping itu, mereka dapat menyampaikan gagasan-gagasan cemerlangnya kepada perusahaan untuk memberi masukan bagi peningkatan kinerja perusahaan. Jika karyawan mampu berbagi terhadap karyawan lainnya maka mereka akan mendapatkan keuntungan dari pengetahuan tersebut. Karyawan yang terlibat dalam kerja dan mengelola proyek dapat mengakses berbagai informasi dengan sangat mudah jika mereka
sharing pengetahuan.
Menurut Tobing (2007) inti dari manajemen pengetahuan adalah knowledge sharing atau knowledge transfer, karena melalui knowledge terjadi peningkatan value dari knowledge yang dimiliki oleh suatu organisasi. Apabila seseorang melakukan knowledge sharing maka tidak akan kehilangan knowledge yang dimilikinya, tetapi justru melipatgandakan nilai dari knowledge tersebut.
Selain hal diatas terdapat juga manfaat yang diperoleh dengan adanya sharing pengetahuan di organisasi yaitu munculnya inovasi, mengurangi biaya, dan mencegah melakukan kesalahan yang sama. Meskipun demikian, untuk sharing pengetahuan yang efisien dalam organisasi merupakan hal yang tidak mudah.
Oleh sebab itu
Sharing knowledge diawali dari interaksi antar individu akan membentuk suatu kelompok atau
group kerja di perusahaan, sedangkan kelompok kerja yang memiliki keahlian disebut dengan istilah
team work (Nelson & Tonks, 2007). Kelompok kerja perlu dikembangkan untuk dapat memberikan agar antara karyawan dapat berkomunikasi dan memiliki hubungan yang baik di dalam departemennya, antar departemen dan antar organisasi (Adejimola, 2008). Komunikasi yang baik di dalam organisasi akan meningkatkan hubungan kerja yang intens dan cepat tidak adanya batasan-batasan antara individu dengan individu maupun antara departemen dengan departemen dalam organisasi sehingga tercipta hubungan kerja yang efektif dan akan menjadi
team work yang kuat dan menciptakan budaya kerja sehingga memberikan kinerja pada organisasi (Banerjee, 2003).
Agar sharing knowledge ini dapat berjalan dengan baik, maka organisasi harus memenuhi beberapa persyaratan organisasional yaitu :
- Peranan kepemimpinan, misalnya dengan memberika dukungan
- Perusahaan memberikan kepercayaan
- Adanya kemauan dari pimpinan untuk mempromosikan knowledge sharing
- Perusahaan menghargai knowledge, pembelajaran dan inovasi.
Contoh aplikasi knowledge sharing di organisasi modern
CASE STUDY
Perpustakaan Universitas Widya Mandala
Perpustakaan Universitas Widya Mandala merupakan salah satu tempat referensi bagi para mahasiswa Universitas Widya Mandala. Tidak hanya dari kalangan mahasiswa dari Universitas Katolik widya Mandala sendiri namun juga mahasiswa dari perguruan tinggi lain baik swasta maupun negeri.
Dalam suatu suatu organisasi dibutuhkan
Knowledge Managaement. Knowledge Management yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Widya Mandala terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu KM formal dan KM informal. KM formal dilakukan dengan melaksanakan pelatihan seperti seminar,
workshop, rapat kepala bagian setiap 6 (enam) bulan sekali, rapat kerja yang dilaksanakan setahun sekali. Sedangkan KM secara informal dilaksanakan dengan cara
sharing setiap pagi sebelum memulai aktifitas, yang di bahas adalah masalah sehari-hari dan masalah yang mempunyai tingkat kerumitan yang ringan dan dalam
sharing setiap pagi yang di bicarakan adalah masalah yang terjadi dan cara menyelesaikannya. Disini peran karyawan dalam proses
knowledge sharing sangat dibutuhkan dan mempunyai andil yang besar dalam menyelesaikan masalah yang terjadi.
Dalam pengaplikasian KM dalam Perpustakaan Universitas Widya Mandala, peneliti menggunakan indicator pengukuran yang diusulkan oleh Shannak (2009) untuk itu, peneliti menggunakan indicator tersebut sebagai acuan pertanyaan yang akan di tanyakan pada karyawan Perpustakaan Universitas Widya Mandala.
Kategori pertama yang di pakai adalah People.People adalah orang – orang yang terlibat di dalam
knowledge management. Berikut adalah indicator yang dapat di pakai:
- Perilaku Knowledge Sharing
- Apakah karyawan terbiasa memberikan pengetahuan mereka untuk membantu yang lain?
“Ya setiap pagi dilakukan briefing untuk membahas permasalahan yang muncul pada setiap kegiatan yang ada, misalnya koleksi untuk program pasca sarjana yang tidak bisa di search pada opac.”
- Apakah karyawan merasa nyaman dalam menggunakan solusi yang merupakan hasil kontribusi orang lain?
“Nyaman dan cenderung dirindukan momen evaluasi tersebut karena sudah terbiasa dilakukan setiap harinya.”
- Apakah karyawan mendapatkan penghematan waktu dengan menggunakan Knowledge Management database?
“Ya karena dalam proses sharing tersebut dilakukan dengan efektif karena setiap komentar atau pernyataan ditulis oleh notulen untuk kemudian disebar kepada setiap karyawan jika ada karyawan yang tidak masuk atau kurang mengerti.”
- Aktivitas Knowledge Sharing
- Berapa jumlah jam dalam sebulan, karyawan berparsitipasi dalam kegiatan workshop, seminar, atau aktivitas lain?
“Tidak tentu karena tergantung event yang ada malah dari pihak karyawan UKWM yang seringkali menjadi pembicara dalam seminar atau workshop yang ada karena mereka kompeten dalam bidangnya.”
- Kesadaran
- Sejauh mana karyawan merasakan bahwa mereka telah diberikan informasi ataupun edukasi mengenai prosedur baru dan Knowledge database yang baru?
“Karyawan merasa terbiasa melakukan knowledge sharing jadi mereka sudah merasakan banyak manfaatnya.”
- Partisipasi dalam aktivitas
- Sejauh mana karyawan merasakan bahwa partisipasi dalam aktivias Knowledge Sharing dapat memberikan relasi baru dan pengalaman baru?
“Kalau di sharing biasa tidak menimbulkan relasi banyak, tetapi jika kita ikut seminar atau workshop memberikan relasi yang cukup banyak karena pesertanya pustawakan dari jawa timur atau nasional”
Kemudian kategori kedua yang dipakai adalah process.Process adalah salah satu fokus yang berkaitan dengan kualitas pengatuhuan yang dikelola.Berikut indicator yang dapat dipakai.
- Kualitas Pengetahuan
- Sejauh mana karyawan merasa bahwa pengetahuan yang tersimpan berguna?
“Sangat berguna untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada setiap harinya”
- Sejauh mana karyawan berkeinginan untuk menggunakan pengetahuan yang tersimpan?
“Setiap ada masalah pasti pengetahuan itu akan berguna karena pengetahuan yang dimiliki akan di implementasikan dalam penyelesaian masalah”
- Seberapa banyak jumlah pengguna yang tercatat di sistem?
“Semua karyawan sebanyak 14 orang karyawan”
- Efisiensi akibat proses baru
- Seberapa banyak pengurangan permintaan bantuan ke helpdesk/ support?
“Cuma kalau masalah jaringan saja mereka menerima, kalau masalah teknik tentang perpustakaan mereka tidak pernah menerimanya”
- Seberapa banyak pengurangan sesi yang dihabiskan untuk konsultasi dengan ahli di eksternal perusahaan?
“Kami tidak pernah konsultasi ke pihak lain malah pak Vincent adalah ketua kepustakawanan dan konsultan”
- Seberapa jauh karyawan merasa mengalami penghematan waktu dalam mencari informasi?
“Sangat hemat karena mereka tidak harus bertanya ke orang lain yang berada di luar UKWM karena karyawan yang lain sudah mempunyai pengetahuan yang lebih dari cukup.”
- Seberapa banyak karyawan mendapatkan lebih banyak transaksi sehubungan dengan keberhasilan dan efisiensi akibat penggunaan Knowledge Management?
“Kalau untuk keberhasilan penyelesaian masalah rata-rata kami berhasil menyelesaikan dan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah”
- Insentif ( dirahasiakan)
- Seberapa banyak insentif yang didistribusikan?
- Kontributor
- Adakah perlakuan khusus tertentu yang diberikan kepada karyawan yang sering memberikan kontribusi terhadap Knowledge Management?
“Tidak ada semua dianggap sama”
Kategori yang ketiga adalah Technology, namun di dalam Perpustakaan Universitas Widya Mandala mereka tidak mempunyai system yang khusus untuk menyimpan hasil
knowledge management.Namun mereka menggunakan system manual untuk menyimpan hasil
knowledge management mereka yaitu dengan menggunakan notulen yang mempunyai susunan kategori berdasarkan tanggal.
3.2 Analisa Data
Berdasarkan hasil atau data yang di peroleh dapat dianalisa kedalam sub bahasan yang meliputi tujuan dari Knowledge Management, teknik/pendekatan, serta manfaat yang di peroleh dari proses knowledge management. Berdasarkan hasil, dapat di lihat bahwa Perpustakaan Universitas Katolik Widya Mandala melakukan Knowledge Management walaupun tidak terstruktur, tetapi terjadwal pada setiap pagi.Mereka tidak menyebutnya itu sebagai knowledge management tetapi hanyalah sharing.Selain itu mereka juga memiliki jadwal knowledge sharing yang formal pada setiap ada permasalahan yang tingkat penyelesaiannya membutuhkan waktu yang panjang.Contohnya seperti seminar, pelatihan, workshop dan rapat kerja yang diadakan setiap satu tahun sekali.Di sini peran karyawan sangat besar karena pengetahuan yang di miliki setiap karyawan berbeda sehingga memiliki banyak pilihan untuk penyelesaiannya.Dengan di lakukannya knowledge sharing seperti ini karyawan merasakan nyaman.
- Nyaman dan cenderung dirindukan momen evaluasi tersebut karena sudah terbiasa dilakukan setiap harinya.
Dengan melakukan knowledge management data base para karyawan merasakan penghematan waktu di karenakan dengan adanya knowledge management data base tidak perlu melakukan pengulangan informasi apabila ada karyawan yang tidak masuk pada saat itu.
- Ya karena dalam proses sharing tersebut dilakukan dengan efektif karena setiap komentar atau pernyataan ditulis oleh notulen untuk kemudian disebar kepada setiap karyawan jika ada karyawan yang tidak masuk atau kurang mengerti.
Dalam proses knowledge sharing pengetahuan yang sudah ada di catat di dalam notulen atau data base yang di miliki perpustakaan untuk lebih mudah apabila terjadi permasalahan yang sama di nantinya dan tidak akan mengulangnya lagi karena pengetahuan sudah tercatat dengan baik. Para karyawan mengutarakan pengetahuan yang di miliki tidak lah sia-sia begitu saja karena pastinya nanti banyak karyawan yang akan berkeinginan untuk menggunakannya dalam tujuan penyelesaian masalah yang ada dalam setiap harinya di dalam perpustakaan universitas widya mandala.
- Sangat berguna untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada setiap harinya
- Setiap ada masalah pasti pengetahuan itu akan berguna karena pengetahuan yang dimiliki akan di implementasikan dalam penyelesaian masalah
Karyawan perpustakaan universitas widya mandala sendiri tidak pernah melakukan konsultasi dengan pihak luar untuk menyelesaikan masalah yang ada, di karenakan pihak luar tidak mengerti permasalahan yang terjadi di dalam perpustakaan sendiri. Dengan tidak di lakukannya konsultasi dengan pihak luar para karyawan lebih mengerti dan paham dengan permasalahan dan cara penyelesaiannya. Di sini mereka mencari bantuan penyelesaian permasalahan apabila terjadi masalah dalam bidang jaringan saja.
- Cuma kalau masalah jaringan saja mereka menerima, kalau masalah teknik tentang perpustakaan mereka tidak pernah menerimanya
- Kami tidak pernah konsultasi ke pihak lain malah pak Vincent adalah konsultan kepustakawanan
Di sini berhubung data base untuk menyimpan pengetahuan bukan berupa sistem, sehingga perpustakaan widya mandala tidak menggunakan teknologi dalam menyimpannya. Tetapi menggunakan notulen/ di tulis oleh salah satu staf dan tidak di kategorikan menurut topic hanya di kategorikan menurut tanggal.
Berdasarkan teori yang peneliti gunakan menurut Debowski, 2006: Knowledge management adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi, menangkap, dan menyebarkan aset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang perusahaan. Dengan teori diatas berarti perpustakaan widya mandala menggunakan knowledge management dengan baik walaupun tidak terstruktur. Di buktikan dengan mereka
mengidentifikasi permasalahan yang ada di perpustakaan pada setiap harinya yang permaalahan tersebut diketahui oleh semua karyawan,
menangkap permasalah yang ada dan menangkap pengetahuan yang di bagikan apabila ada karyawan yang tidak sadr terjadi permasalahan mereka akan mengetahui dan sadar ketika di lakukan sharing pada saat itu,
menyebarkan asset intelektual di sini mereka melakukan penyebaran informasi yang di miliki secara pribadi apabila terjadi permasalahan para individu yang memiliki informasi terkait penyelesaian masalah tersebut akan menyebarkan ke individu atau karyawan lainnya. Tetapi perpustakaan universitas widya mandala dalam proses knowledge management memiliki kekurangan dalam bidan teknologi, perpustakaan ini tidak menggunakan teknologi untuk mendukung proses knowledge management. Padahal teknologi ini di butuhkan untuk penyimpanan pengetahuan agar lebih mudah dalam proses pencarian.
Proses Knowledge Sharing di PLN Distribusi Jawa Timur
Knowledge sharing di PLN Distribusi Jawa Timur merupakan bagian dari Knowledge Management yang didirikan oleh PLN Distribusi Jawa Timur. Sebagaimana yang dinyatakan diatas, dalam Knowledge Management PLN Distribusi Jawa Timur, terdiri dari 4 Tim, yaitu Knowledge Sharing, Knowledge Capturing, COP dan Inovasi.
Proses Knowledge Sharing di PLN Distribusi Jawa Timur dilaksanakan dalam dua bentuk, yaitu pertemuan tatap muka dan melalui portal KMS. Pertemuan yang bersifat tatap muka dilangsungkan dalam bentuk diskusi yang dilaksanakan per Triwulan dalam bentuk komunitas-komunitas sharing. Komunitas-komunitas yang dibentuk tersebut berbasis pada permasalahan yang terjadi. Jika muncul suatu permasalahan, maka pihak koordinator knowledge sharing akan membentuk satu tim yang bertugas mencatat permasalahan yang timbul tersebut. Setelah dicatat, pihak coordinator kembali bertugas untuk merekomendasikan pemateri yang berkompeten untuk menjawab permasalahan yang timbul tersebut. Pemateri yang bertugas untuk mengisi acara sharing diambil dari orang dalam, yaitu pegawai PT PLN Distribusi Jawa Timur. Setelah itu komunitas sharing akan dibentuk dan terdiri dari orang-orang yang terlibat dalam proses pembahasan untuk mencari solusi dari setiap permasalahan. Anggota Komunitas yang terlibat dalam proses knowledge sharing merupakan perwakilan dari masing-masing divisi untuk mendapatkan solusi yang bersifat multidispliner. Selain bertugas membentuk tim yang terlibat dalam proses diskusi, koordinator berkewajiban untuk membentuk tim resume yang akan mendokumentasi proses dan hasil dari sharing dalam komunitas tersebut. Hasil dari resume akan dipresentasikan didepan komunitas agar tidak terjadi tumpang tindih, yang kemudian hasilnya menjadi sebuah intruksi yang harus dilaksanakan dilapangan. Sebagai ilustrasi contoh adalah, pada tanggal 4 Desember 2013, dilaksanakan Knowledge Sharing berupa pertemuan yang bertujuan untuk mendiskusikan masalah pelayanan listrik untuk lampu penerangan jalan. Dalam pertemuan tersebut, pihak koordinator Knowledge Sharing mengundang perwakilan dari YLKI dan Dinas PU Bina Marga Jawa Timur untuk mendiskusikan permasalahan yang timbul dalam proses pelayanan listrik untuk penerangan lampu jalanan. Ketiganya berdiskusi maupun berdebat untuk mencari solusi yang bersifat win-win solution, tanpa mengorbankan salah satu pihak. Hasil dari diskusi tersebut dicatat oleh sekretaris tim Knowledge Sharing untuk kemudian dibawa lebih Zlanjut dalam pertemuan Knowledge Sharing yang akan dihadiri oleh masing-masing divisi di PLN Distribusi Jawa Timur.
Sedangkan pertemuan yang bersifat online dapat dilaksanakan oleh pemateri dan peserta Knowledge Sharing sewaktu-waktu, melalui portal KMS (knowledge Management Sharing) yang telah disediakan oleh tim Management Knowledge pihak PLN Distribusi Jawa Timur. Aplikasi yang disediakan tersebut pada dasarnya bertujuan untuk memfasilitasi para pemateri maupun peserta Knowledge Sharing yang mengalami hambatan waktu maupun wilayah, sehingga proses sharing tetap dapat berjalan lancer tanpa terkendala waktu maupun lokasi geografis dari pemateri maupun peserta knowledge sharing.
Salah satu hal unik yang membedakan proses knowledge sharing di PLN Distribusi Jawa Timur dengan yang lainnya adalah pemateri yang berasal dari dalam, yaitu para pegawai PT PLN Distribusi Jawa Timur sendiri. Keputusan untuk tidak melibatkan jasa konsultan dari pihak luar sebagai fasilitator maupun pemateri, bagi pihak PLN merupakan bentuk dari sikap mandiri, agar tidak tergantung dengan pihak luar, sehingga semangat berbagi pengetahuan memang murni berasal dari dalam. Hal tersebut juga sebagai bentuk motivasi untuk mendorong para pegawai agar berani berinisiatif dalam proses pelaksanaan Knowledge Sharing.
Kami juga melihat Knowledge Sharing berkontribusi dalam proses penyelesaian suatu permasalahan maupun dalam proses penciptaan inovasi dari para staff maupun karyawan dari PT PLN Distribusi Jawa Timur, hal tersebut terbukti dari lahirnya beberapa inovasi dibidang kelistrikan yang telah dipatenkan yang dihasilkan oleh para pegawai PT PLN Distribusi Jawa Timur.
3.3 Knowledge Capture
Knowledge Capture merupakan salah satu kegiatan yang ada pada tim KM PLN Distribusi Jatim. KM dalam PLN sendiri diartikan sebagai sebuah kegiatan akuisisi pengetahuan, pengalaman, dan ide dari Pegawai senior yang ahli dalam bidangnya yang artinya, dengan kegiatan KC pihak tim KM akan menggali tacit yang ada pada diri seseorang untuk dijadikan eksplisit. Dimana terlebih dahulu pihak PLN harus dapat mengidentifikasi siapa saja SDM yang mempunyai tacit-tacit berkualitas yang kemudian diarahkan pada tim KM untuk digali lebih dalam.
Pada saat ini sasaran yang lebih sering dilakukan KC adalah pegawai-pegawai senior, dimana pegawai senior tersebut dianggap mempunyai pengetahuan-pengetahuan pada bidangnya masing-masing yang harus ditularkan pada yunior-yuniornya. Dalam KC sendiri memang belum ada keharusan seseorang KC. Akan tetapi, untuk pegawai senior yang terutama pegawai yang sudah akan pensiun, mereka diharuskan untuk mengikuti KC agar ilmu-ilmu atau ide-idenya terdokumentasi . KC dilakukan setahun dua kali dimana kegiatan KC ini mengajak para pegawai untuk terus belajar menggali pengetahuan yang ada . Dalam mengupayakan proses kegiatan KC ini sangat membantu pegawai untuk tetap aktif dalam menerima dan memahami fenomena yang terjadi dalam organisasi tersebut. Sehingga, dapat menuangkan ide-idenya.
Untuk permasalahan isi dari proses KC pada tim KM memiliki beberapa aturan antara lain:
- Topik dalam melakukan proses KC harus membahas membahas minimal satu subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN.
- Materi Knowledge Capturing harus berupa Lesson Learned atau Best Practice.
- Hasil Knowledge Capturing harus didokumentasikan, disimpan dan disebarkan di dalam Portal Knowledge Management System (KMS) dan/atau Perpustakaan.
Gambar hasil dari KC
Hasil-hasil dari KC diatas di taruh pada perpustakaan PLN dan perpustakaan KM sendiri. Hal ini diharapkan agar:
- Dapat dibaca oleh karyawan lain untuk memberikan wawasan sesuai pada bidangnya.
- Apabila ada beberapa ide dari karyawan lain dapat melanjutkan atau merealisasikan hasil dari KC tersebut.
Penghargaan yang diberikan dalam pembuatan KC bahwa setiap pegawai mendapatkan apresiasi berupa uang tunjangan sebesar 5 juta. Hal ini dapat menarik simpati pegawai untuk mau belajar dalam mentransformasikan pengetahuan yang dimiliki.
3.4 Community of Practice
Community of Practice adalah Sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan & minat yang sama atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh pemecahannya. Komunitas-komunitas yang memenuhi definisi di atas dan mengikuti aturan-aturan CoP dapat dianggap sebagai sebuah CoP walaupun memiliki nama yang berbeda
Tujuan dari COP pada PT PLN (PERSERO) adalah:
- Berbagi pengetahuan dan kolaborasi dalam rangka membantu pekerjaan sehari-hari
- Menggali potensi pengetahuan yang ada di masing-masing pegawai demi membangun pengetahuan perusahaan yang relevan terhadap strategi bisnis perusahaan
- Mengembangkan continuous improvement dan membangun disiplin perencanaan dan pendokumentasian
- Menumbuhkembangkan inovasi-inovasi yang berasal dari pegawai.
3.4.1 Waktu dan tempat COP
Kegiatan CoP ini diselenggarakan secara tatap muka langsung di mana semua peserta CoP hadir pada waktu dan tempat yang bersamaan. Adapun CoP yang dilakukan secara
online (semua peserta CoP dapat berpartisipasi pada waktu dan/atau tempat yang berbeda) harus memanfaatkan fasilitas Teknologi Informasi Komunikasi yang disediakan oleh Perseroan.
3.4.2 Keanggotaan dari CoP
System keanggotaan yang berlaku pada CoP di PLN adalah bersifat sukarela. Keanggotaan ini diprioritaskan bagi pegawai. Bagi unit yang pekerjaannya memerlukan banyak keterlibatan pegawai outsourcing, maka kebijakan mengikutsertakan pegawai outsourcing diserahkan kepada kebijakan unit yang bersangkutan. Dalam kegiatan ini banyaknya jumlah anggota dalam Cop harus menjamin diskusi berjalan dengan baik, sehingga semua pegawai dapat belajar dari satu sama lain di tempat kerja..
Selain keberadaan anggota, Tim KM yang ada bertugas untuk mendorong dan memfasilitasi pembentukan CoP-CoP baru, serta membantu pemeliharaannya.
3.4.3 Isi CoP
Dalam kegiatan CoP ini isi materi yang didiskusikan diharuskan termasuk dalam Knowledge Taxonomy PLN dan sesuai dengan minat (passion) dari anggota Cop. Untuk mendukung kegiatan ini, diharuskan pula mengundang narasumber yang tepat untuk Knowledge Sharing. Hasil dari CoP pada akhirnya harus didokumentasikan, disimpan dan di sebarkan di dalam Portal Knowledge Management System (KMS) dab/atau perpustakaan.
3.4.4 Pembentukan dan Pemeliharaan CoP
Pada awalnya implementasi CoP di PLN, Tim KM perlu memfasilitasi pembentukan komunitas. Dengan berjalannya waktu, jika metode pembentukan CoP sudah cukup jelas bagi para pegawai, maka pembentukan komunitas dapat dilakukan secara sukarela. Runtutan kegiatan pembentukan CoP adalah:
- Pembentukan identitas CoP, hal yang diperhatikan adalah:
1) Menentukan area pengetahuan, yaitu penentuan tema dan area pengetahuan yang mencakup relevansi dengan tujuan perusahaan, strategi bisnis dan minat para anggota
2) Menentukan peran-peran dalam CoP. Peran yang dimaksud adalah peran anggota komponen penyusun kegiatan, yaitu:
a) Sponsor, yang bertugas mendukung semua kegiatan, dana dan arah pengembangan
b) Champion, merupakan coordinator utama dari seluruh kegiatan
c) Administrator, bertugas untuk melaksanakan kegiatan pendukung CoP, peran ini biasa dilakukan dengan rotasi para anggota.
d) Anggota, sebagai populasi yang ada dalam kelompok, anggota perlu membangun jaringan ketertarikan terhadap Knowledge Area yang sama, jumlah anggota minimal adalah 5 orang, sedangkan rata-rata dalam unit 10-20 orang.
- Perencanaan inti. Pada kegiatan ini, para anggota wajib mencurahkan pikirannya untuk membentuk konsep dari kelompok yang akan dibangun.
CoP pun perlu dipelihara, kegiatan pemeliharaan ini diperlukan untuk terus menjaga koridor pengetahuan yang ada. Kegiatannya antara lain:
1) Mengelola pengetahuan dalam CoP, kegiatan ini adalah membangun pengetahuan yang memberikan manfaat bagi perusahaan, siklus pengelolaannya adalah:
a) Identifikasi, merupakan kegiatan awal yaitu mengidentifikasi masalah-maslah, pengetahuan baru yang ingin dikembangkan dan inovasi atau improvement.
b) Penyerapan, merupakan kegiatan mencari sumber pengetahuan yang tepat, seperti mengundang narasumber, atau sumber lain yang berasal dari dalam maupun luar perusahaan seperti literature, atau benchmarking.
c) Berbagi dan menciptakan pengetahuan, dalam kegiatan ini segala pengetahuan yang ada serta yang baru didapat, didiskusikan bersama sehingga pengetahuan dan ilmu yang ada tidak berjalan satu arah. Dengan tahap ini dimungkinkan untuk tercipta pengetahuan baru.
d) Kodifikasi dan simpan, Jika komunitas telah berhasil menyimpulkan suatu bentuk pengetahuan baru, komunitas perlu memastikan tersebarnya pengetahuan tersebut
, melalui berbagai media yang disediakan. Setiap hasil dari kegiatan dicatat dalam formulir yang ada serta direkam dalam berita acara.
2) Inovasi, peran CoP dalam mewujudkan inovasi pada dasarnya adalah sebagai katalisator proses penciptaan inovasi. Setiap inovasi yang diberikan akan dipilih yang terbaik untuk dapat mewakili perusahaan dalam lomba inovasi regional maupun nasional.
3) Membangun antusiasme, untuk meningkatkan antusiasme dalam tim dan terus terselenggaranya CoP perlu kegiatan pendukung antara lain:
a) Menyelenggarakan kegiatan yang menarik, kegiatan tidak hanya diskusi biasa, tetapi diskusi yang menarik seperti speed sharing atau fish bowl.
b) Penghargaan, penghargaab dimaksudkan untuk memberikan semangat dalam berpartisipasi dan mencurahkan ide atau gagasan.
c) CoP marketing. Yaitu pembentukan brand untuk memberikan presti, atau meningkatkan reputasi, sehingga individu tertarik untuk terus bergabung dengan anggota.
Perbedaan
| No. | Perihal | UWM | PLN |
| 1 | Pelaksanaan Knowledge Sharing | Tidak terstruktur dan Tidak terjadwal | Terstruktur dan Terjadwal |
| 2 | Penggunaan TI | Tidak menggunakan TI | Menggunakan TI |
| 3 | Penyimpanan Hasil Knowledge Management | Berupa Notulen | Berupa Buku yang di letakkan di Perpustakaan |
Persamaan
| No. | Perihal | UWM | PLN |
| 1. | Pengambilan Keputusan | Tidak melibatkan konsultan ekstern untuk pengambilan keputusan |
