Sistem informasi Manajemen Berbasis Komputer
Manajemen
Ilmu Manajemen merupakan satu cabang ilmu yang saat ini sangat
berkembang pesat. Ilmu ini telah melekukan intervensi keberbagai bidang ilmu
lain atau telah menggandeng ilmu lain dalam pengembangannya. Dalam manajemen
kita mengenal berbagai manajemen diantaranya manajemen sumber daya manusia,
manajemen perbankan, manajemen industri, manajemen pemasaran, manajemen
keuangan, manajemen sistem informasi dan sebagainya. Secara umum pengertian
manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua sumber daya dan faktor
untuk mencapai tujuan tertentu yang sudah diplanning dengan mempergunakan
kegiatan orang lain.
Komputer
Komputer berasal dari bahasa latin computare yang mengandung arti
menghitung. Pada dasarnya sebuah komputer adalah alat yang mengolah
simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya.
Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer sebagai alat input yang
kemudian inputan tersebut terjadi proses transformasi yang dimana inputan
tersebut diolah dangan cara tertentu untuk menghasilkan informasi atau output.
Sistem komputer merupakan kombinasi dari komponen-komponen perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya (manusia dan
informasi) dan prosedur-prosedur pemrosesan. Kelima komponen tersebut tidak
dapat berdiri sendiri dan bekerja sendiri.
Sistem Infomasi Manajemen
SIM merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi oleh
manajer maupun non manager dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam
memecahkan masalah.
Secara prinsip, komputer dan perangkat keras (hardware) lain
hanyalah merupakan sebuah sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpa
ada manusia yang memberikan instruksi. Dalam hal ini, manusia membuat sebuah
teknologi bernama perangkat lunak (software) yang pada dasarnya berisi suatu
urutan instruksi untuk ”menggerakkan” berbagai komponen perangkat keras secara
operasional. Dalam perkembangannya, software (perangkat lunak) dapat dibagi
menjadi dua jenis besar, yaitu: Software yang berisi perintah-perintah atau
seperangkat instruksi untuk mengoperasikan berbagai komponen hardware disebut
sebagai System Software; dan Software yang berisi perintah-perintah untuk
menjalankan suatu prosedur tertentu yang merepresentasikan proses, aktivitas,
atau fungsi bisnis tertentu yang disebut sebagai Application Software. Semenjak
diperkenalkannya setengah abad yang lalu, komputer kerap didefinisikan sebagai
”alat pengolah data”. Hingga saat ini pun pengertian tersebut masih cukup
relevan untuk dipergunakan secara umum. Dengan menggunakan prinsip (Input – Proses
– Output), pengguna atau seseorang mengharapkan agar komputer dapat
menghasilkan output tertentu dari berbagai input yang diberikan setelah
dilakukannya proses atau pengelolaan. Jika dahulu bentuk pemrosesan hanya
terbatas pada hal-hal semacam kalkulasi kuantitatif belaka, dalam
perkembangannya sekarang ini sebuah sistem komputer sudah dapat berfungsi
sebagai alat bantu berbagai aktivitas kehidupan manusia, seperti: proses
belajar, proses komunikasi, proses perdagangan, dan lain sebagainya. Komputer
menerima instruksi dari manusia untuk melakukan sejumlah pemrosesan data yang
hasilnya akan dipresentasikan kepada yang bersangkutan. Untuk mengerti cara
kerja komputer, perlu dipahami terlebih dahulu arsitektur dari perangkat keras
ini.
Sebuah komputer standar dapat bekerja secara normal jika memiliki lima
buah komponen sebagai berikut:
1.
Input yang berfungsi
untuk memberikan perintah kepada komputer dalam berbagai bentuk.
Contoh dari alat input adalah papan ketik
(keyboard), mouse, scanner, joystick, dan lain sebagainya;
2.
Alat output yang
berfungsi untuk mempresentasikan hasil permrosesan data atau hal-hal yang
diinginkan. Termasuk di dalamnya adalah layar monitor, priter, plotter, dan
lain sebagainya;
3.
CPU atau Central
Processing Unit yang merupakan pusat pengolahan dan kalkulasi data karena di
sinilah terletak chip mikroprosesor yang merupakan otak dan pusat syaraf
komputer;
4.
Memori utama (primary
memory) adalah sebuah modul di dalam komputer tempat program dan instruksi
aturan-aturan pengoperasian komputer (sistem operasi) disimpan sementara
(sebagian bersifat permanen). Ada dua jenis memori utama di dalam komputer,
yaitu ROM (Read Only Memory) yang penyimpanannya bersifat permanen dan RAM
(Random Access Memory) yang penyimpanannya bersifat sementara; dan
Media penyimpan atau memori sekunder (secondary memory) yang sifatnya semi permanen maupun permanen untuk meletakkan data dan/atau program yang dibutuhkan oleh pengguna. Termasuk di dalam contoh media penyimpan internal adalah harddisk dan media penyimpan eksternal adalah diskette, compact disc (CD-ROM), zip disk, jaz disk, dan lain sebagainya.
Media penyimpan atau memori sekunder (secondary memory) yang sifatnya semi permanen maupun permanen untuk meletakkan data dan/atau program yang dibutuhkan oleh pengguna. Termasuk di dalam contoh media penyimpan internal adalah harddisk dan media penyimpan eksternal adalah diskette, compact disc (CD-ROM), zip disk, jaz disk, dan lain sebagainya.
Tugas Manajer dalam
perusahaan dan hubungannya dengan Teknologi Informasi.
Secara garis besar, sehubungan dengan teknologi informasi, SDM di
perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok besar. Kelompok pertama adalah
kumpulan dari mereka yang merupakan para pengguna (user) teknologi informasi
yang dimiliki. Termasuk di dalam kelompok ini seluruh jenjang SDM dari staf
sampai dengan pimpinan puncak. Seluruh SDM ini dalam kesehariannya terlibat
langsung dalam penggunaan teknologi informasi sebagai sarana penunjang dan
pendukung aktivitas pekerjaan mereka sehari-hari. Kelompok kedua adalah mereka
yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi
informasi di perusahaan. Tugas utama dari mereka yang berada di dalam kelompok
ini adalah:
1. Menyusun perencanaan
strategis (masterplan) mengenai pengembangan sistem dan teknologi informasi
perusahaan, lengkap dengan cetak birunya (blue print);
2. Mendefinisikan secara
detail kebutuhan sistem informasi perusahaan, terutama kebutuhan spesifik dari
masing-masing individu yang ada;
3. Menyediakan teknologi
informasi yang sesuai dengan kebutuhan detail yang telah didefinisikan
tersebut;
4. Memelihara dan mengembangkan
teknologi informasi yang dimiliki perusahaan agar selalu up-to-date dan dapat
dipergunakan oleh seluruh SDM perusahaan;
5.
Mengelola hubungan
kemitraan dengan pihak-pihak di luar perusahaan (vendor) yang bekerja sama
dalam hal pengembangan teknologi; dan
6.
Memonitor dan mengawasi
berbagai hal terkait dengan manajemen atau proses pengelolaan aset teknologi
informasi. Untuk menjalankan serangkaian tugas tersebut, biasanya dikenal
berbagai jabatan profesional, seperti: chief executive officer, information
technology manager, system analyst, programmer, project manager, dan lain
sebagainya –yang masing-masing memiliki kompetensi dan keahlian khusus
sehubungan dengan teknologi informasi.
Sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpa ada manusia yang
memberikan instruksi. Dalam hal ini, manusia membuat sebuah teknologi bernama
perangkat lunak (software) yang pada dasarnya berisi suatu urutan instruksi
untuk ”menggerakkan” berbagai komponen perangkat keras secara operasional.
Dalam perkembangannya, software (perangkat lunak) dapat dibagi menjadi dua
jenis besar, yaitu: Software yang berisi perintah-perintah atau seperangkat
instruksi untuk mengoperasikan berbagai komponen hardware yang disebut sebagai
System Software; dan Software yang berisi perintah-perintah untuk menjalankan
suatu prosedur tertentu yang merepresentasikan proses, aktivitas, atau fungsi
bisnis tertentu disebut sebagai Application Software. Semenjak diperkenalkannya
setengah abad yang lalu, komputer didefinisikan sebagai ”alat pengolah data”.
Hingga saat ini pun pengertian tersebut masih cukup relevan untuk dipergunakan
secara umum.
Dengan menggunakan prinsip (Input – Proses – Output), pengguna
atau seseorang mengharapkan agar komputer dapat menghasilkan output tertentu
dari berbagai input yang diberikan. Jika dahulu bentuk pemrosesan hanya
terbatas pada hal-hal semacam kalkulasi kuantitatif belaka, dalam
perkembangannya sekarang ini sebuah komputer sudah dapat berfungsi sebagai alat
bantu berbagai aktivitas kehidupan manusia, seperti : proses belajar, proses
komunikasi, proses perdagangan, dan lain sebagainya. Komputer menerima
instruksi dari manusia untuk melakukan sejumlah pemrosesan data yang hasilnya
akan dipresentasikan kepada yang bersangkutan. Untuk mengerti cara kerja
komputer, perlu dipahami terlebih dahulu arsitektur dari perangkat keras ini.
Sebuah komputer standar dapat bekerja secara normal jika memiliki lima buah
komponen sebagai berikut:
1.
Input yang berfungsi
untuk memberikan perintah kepada komputer dalam berbagai bentuk. Contoh : alat
input adalah papan ketik (keyboard), mouse, scanner, joystick, dan lain
sebagainya;
2. Alat output yang
berfungsi untuk mempresentasikan hasil permrosesan data atau hal-hal yang
diinginkan. Termasuk di dalamnya adalah layar monitor, priter, plotter, dan
lain sebagainya;
3. CPU atau Central
Processing Unit yang merupakan pusat pengolahan dan kalkulasi data karena di
sinilah terletak chip mikroprosesor yang merupakan otak dan pusat syaraf
komputer;
4. Memori utama (primary
memory) adalah sebuah modul di dalam komputer tempat program dan instruksi
aturan-aturan pengoperasian komputer (sistem operasi) disimpan sementara
(sebagian bersifat permanen). Ada dua jenis memori utama di dalam komputer,
yaitu ROM (Read Only Memory) yang penyimpanannya bersifat permanen dan RAM
(Random Access Memory) yang penyimpanannya bersifat sementara;
5.
Media penyimpan atau
memori sekunder (secondary memory) yang sifatnya semi permanen maupun permanen
untuk meletakkan data dan/atau program yang dibutuhkan oleh pengguna. Termasuk
di dalam contoh media penyimpan internal adalah harddisk dan media penyimpan
eksternal adalah diskette, compact disc (CD-ROM), zip disk, jaz disk, dan lain
sebagainya
Peran SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan
Keputusan
Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini
berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak
diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana
sampai keputusan strategis jangka panjang. Ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya
(cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi
tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat
ditaksir nilai efektivitasnya. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan
manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam
keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai
keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan
diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM,
namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan
pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara
teliti agar mampu melayani tugas utama.
Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan
lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal
pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness.
Sistem Informasi untuk Manager
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk
mengendalikan operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek,
pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus dalam pengambilan
keputusan. Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus
memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna
pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang
memperoleh perhatian manajemen. Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung
menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian
manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari
pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan
kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya
terbatas pada aplikasi akuntansi.Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah
pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP)
dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang
mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM
dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep
SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama
menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan
besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan
Sistem pendukung
keputusan (Decision support system) = sistem penghasil informasi yang ditujukan
pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan
yang harus dibuat manajer. Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam
organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan
untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1.
Berfokus pada proses
keputusan daripada proses transaksi
2.
Dirancang dengan mudah,
sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3.
Dirancang dan
dioperasikan oleh manajer
4.
Mampu memberikan
informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5.
Berkaitan dengan hanya bagian
kecil dari masalah besar
6.
Memiliki logika yang
serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7.
Memiliki basis data
berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal
dari lingkungan eksternal.
8.
Memungkinkan manajer
untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada
otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan
meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi
jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran
logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan
buatan (artificial intelligence). Kemampuan Sebuah Sistem
Informasi Manajemen Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang
dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis
menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan
kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang
direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa
komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi,
sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih
cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas
sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen
yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa
kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1.
Pemrosesan data batch
2.
Pemrosesan data tunggal
3.
Pemrosesan on-line, real
time
4.
Komunikasi data dan
switching pesan
5.
Pemasukan data jarak
jauh dan up date file
6.
Pencarian records dan
analisis
7.
Pencarian file
8.
Algoritme dan model
keputusan
9.
Otomatisasi kantor.
KEMAMPUAN LAPORAN
Semua sistem informasi
memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan
bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1.
Laporan harus
menonjolkan informasi terpenting
2.
Harus seringkas mungkin
3.
Harus disediakan
dukungan
4.
Sistem pelaporan manajemen
biasanya dalam transisi
5.
Setiap laporan harus
berformat keputusan
6.
Terstruktur untuk
melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1.
Laporan periodik,
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2.
Laporan indikator kunci,
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan
beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3.
Laporan siap panggil,
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya
satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya
ancaman.
4.
Laporan khusus, Laporan
ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois
laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5.
Laporan perkecualian,
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.
PENUTUP
Kesimpulan :
Seperti uraian yang telah dijelaskan diatas sangatlah jelas bahwa
kehadiran teknologi sistem komputer sangat dibutuhkan oleh para pemimpin dalam
suatu organisasi atau perusahaan untuk pengambilan keputusan yang dapat
dipertanggung jawabkan. Penyimpanan arsip atau dokumen-dokumen yang dilakukan
oleh para manager secara komputerisasi lebih efektif dan efisien daripada
sebelumnya yang dengan menggunakan penyimpanan secara manual. Penyimpanan
secara komputerisasi ini dapat diproses dengan cepat dan dalam pencariannya
tidak membutuhkan waktu yang lama, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh para
manager dapat segera ditampilkan. Selain itu, penyimpanan secara komputerisasi
dapat merawat dokumen karena penyimpanannya yang secara digital.
Dengan aktivitas SIM yang berbasis komputer, para pimpinan
perusahaan/manajer dapat lebih mudah, murah, efisien dan efektif dalam upaya
pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya dalam melakukan fungsi-fungsi
manajemen, seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
penggerakkan (actuating), dan pengawasan (controlling).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar